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第一章 總則

第一條 為加強云南省環(huán)境保護產(chǎn)業(yè)協(xié)會（以下簡稱“協(xié)會”）團體標準工作過程中文件管理，確保文件的科學性、有效性、權威性以及合規(guī)性，保障團體標準制修訂、實施等工作的順利進行，根據(jù)《云南省環(huán)境保護產(chǎn)業(yè)協(xié)會團體標準管理辦法》、《云南省環(huán)境保護產(chǎn)業(yè)協(xié)會印章、文件管理制度》等有關規(guī)定，制定本管理制度。

第二條 本制度適用于協(xié)會團體標準工作過程中所涉及的制度文件、團體標準文本文件、工作文件的管理。

第三條 本制度所稱制度文件，是指協(xié)會為統(tǒng)一管理團體標準工作所制定的制度文件，包括但不限于相關工作管理制度、管理辦法、制修訂程序文件等。

本制度所稱團體標準文本文件，是指由協(xié)會組織正式發(fā)布的團體標準以及制修訂過程中的階段性文本文件。

本制度所稱工作文件，是指協(xié)會團體標準制修訂過程中形成的除團體標準文本文件之外的其他文件，包括但不限于項目提案、編制說明、意見反饋表、會議紀要等。

第四條 團體標準文件管理遵循科學性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和保密性原則。

第五條 協(xié)會秘書處負責團體標準文件管理工作。

第二章 文件編號規(guī)則

第六條 制度文件按編制完成時間的年月號進行編號。

第七條 團體標準文本文件的編號：

（一）正式發(fā)布的團體標準文件號以團體標準號為準，協(xié)會團體標準號，由團體標準號（T）、社會團體（YNAEPI）、團體標準順序號和發(fā)布年號組成；

（二）制修訂過程中的階段性文本文件按制修訂環(huán)節(jié)階段名稱以及編制完成時間的年月號進行編號。

第八條 工作文件按編制完成時間的年月號進行編號。

第三章 文件歸檔與保存

第九條 文件的歸檔要求：

（一）制度文件單獨歸檔，團體標準文本文件與工作文件按單個團體標準全生命周期階段統(tǒng)一歸檔；

（二）文件完成后應及時歸檔；

（三）歸檔的文件應保證內(nèi)容完整性、格式準確性。

第十條 文件保存采用電子與紙質雙軌保存模式。

第十一條 團體標準文件存檔期限不少于5年。

第十二條 團體標準文件的借閱需經(jīng)協(xié)會秘書處批準后方可借閱。

第十三條 協(xié)會秘書處應定期對存檔文件進行整理，對于超出存檔期限的文件，按相關規(guī)定進行銷毀，并記錄。

第四章 附則

第十四條 本制度由云南省環(huán)境保護產(chǎn)業(yè)協(xié)會負責解釋。

第十五條 本制度自公布之日起實施。